9 sposobów na efektywne walne zgromadzenie wspólników online

Zdalne walne zgromadzenie wspólników to duże ułatwienie, które dopuszczają aktualne przepisy prawne  a umożliwiają dedykowane systemy do głosowania online.
Jednak paradoksalnie dzięki wygodzie użycia i wysokiej dostępności tego typu rozwiązań często zdarza się, że zgromadzenie wspólników online jest mniej efektywne od tych tradycyjnych (tzw. zasiadanych). Dlaczego tak się dzieje? Jak organizować zdalne posiedzenia organów spółek aby były efektywne?

Walne zgromadzenie wspólników jest organem zarządzającym spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (w spółce akcyjnej nazywane jest walnym zgromadzeniem akcjonariuszy).

Co najmniej raz w roku obrotowym firmy odbywa się walne zgromadzenie wspólników, które zatwierdza sprawozdanie z zysków i strat oraz udziela tzw. absolutorium innym organom spółki (np. zarządowi).

Decyzje wspólników podejmowane są w formie uchwał na corocznym zgromadzeniu. Uchwała wspólników ma nadrzędną moc prawną nad działaniami spółki podejmowanymi przez inne organy. Wspólnicy mogą podejmować uchwały bez odbycia Walnego zgromadzenie wspólników jeśli zostaną one zatwierdzone przez wszystkich wspólników na piśmie lub w drodze pisemnego głosowania.

KSH określa obowiązkowy zakres spraw które powinny być podjęte podczas Walnego Zgromadzenie Wspólników:

Istnieją dwa rodzaje zgromadzeń wspólników: zwyczajne i nadzwyczajne. Zgromadzenie może zostać zwołane w dowolnym momencie, jeśli leży to w najlepszym interesie spółki lub jeśli 10% lub więcej akcjonariuszy zażąda jego zwołania.

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się w przypadkach określonych kodeksie spółek handlowych bądź w umowie spółki oraz w sytuacjach, gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1526 ze zm.).

W „epoce lodowcowej” czyli w czasach kiedy szerokopasmowy internet i połączenia wideokonferencyjne nie były jeszcze dostępne, posiedzenia organów spółek połączone były z wysokim prestiżem i poprzedzone drobiazgowymi przygotowaniami.

Zgromadzenie wspólników online nie było jeszcze możliwe. Mając w perspektywie, często kilkugodzinną, podróż na miejsce obrad oraz papierową formę notatek i dokumentów, z należytą uwagą przygotowywaliśmy się do tego wydarzenia.
Brak jakichś dokumentów lub pełnomocnictw niósł ze sobą poważne konsekwencje, włącznie z tym, że posiedzenie mogło się nie odbyć z przyczyny braków formalnych.

Same zgromadzenia również miały bardzo sformalizowany charakter. Obowiązkowe wpisanie się na listę obecności, szczegółowa agenda oraz udzielanie głosu przez przewodniczącego to tylko niektóre z elementów wpływających na powagę tego wydarzenia.

To wszystko powodowało, że uczestnictwo w posiedzeniu było pewnego rodzaju prestiżem a sam przebieg obrad był zwykle uporządkowany, efektywny i sprawny.

Ale te czasy odeszły już do lamusa.

Zdalne walne zgromadzenie lub zdalne posiedzenie rady nadzorczej to coraz częstsza praktyka współczesnego sprawowania zarządu nad spółkami kapitałowymi.
Nowe technologie i coraz bardziej powszechny dostęp do szerokopamowego internetu stworzyły nowe możliwości w postaci posiedzeń zdalnych.

Wszystkie dokumenty mamy już nie tylko we własnym laptopie ale i w chmurze dzięki czemu mamy do nich dostęp z dowolnego urządzenia.
Dzięki systemom wideokonferencyjnym możemy też uczestniczyć w zdalnym zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu online nie ruszając się z kanapy własnego salonu.
Z kolei dedykowane systemy do głosowania online umożliwiają bezpieczne i ważne prawnie podejmowanie uchwał podczas posiedzeń zdalnych.

Postęp technologiczny dał nam duże możliwości, udogodnienia, oszczędność czasu i kosztów. Jednak ta duża dostępność i zwięszająca się powszechność zdalnych posiedzeń bardzo często powoduje traktowanie ich w sposób mniej formalny.

Specyfiką zgromadzeń online jest zwiększone ryzyko tzw. „rozpraszaczy”, które zmniejszają naszą koncentracje i stopień zaangażowania w przebieg obrad.

Zdarzają się skrajne sytuacje, gdy niektórzy uczestnicy wyłączają kamerę a dzięki zestawom bluetooth mogą oddalić się od komputera i w trakcie np. zdalnego posiedzenia zarządu idą  przygotować kawę albo podlać kwiatki w drugim pokoju.

Oczywiście zgromadzenie wspólników online ma bardziej formalny charakter od przeciętnych spotkań zdalnych. Jednak w jakimś stopniu zjawisko zmniejszającego się zaangażowania uczestników  występuje również na zdalnych posiedzeniach organów spółek, szczególnie jeśli trwają one dłużej niż godzinę lub dwie albo uczestniczy w nich duża liczba osób.

Co zrobić aby zdalne posiedzenia organów spółek przebiegały bardziej efektywnie?
Jak zmotywować uczestników posiedzeń online do koncentracji i zaangażowania?

Jest na to kilka prostych sposobów.

Należy pamiętać, że walne zgromadzenie online, to pomimo innego charakteru wynikającego z użycia środków bezpośredniej komunikacji elektronicznej, nadal ważna i obowiązkowa forma zarządzania sprawami spółki.

Zdalna forma posiedzenia w niczym nie zmienia pozostałych, wynikających z kodeksu spółek handlowych, wymogów prawnych i formalnych. Należy minimalizować ryzyko niepowodzenia organizacji posiedzeń w formie zdalnej zarówno poprzez odpowiednie procedury organizacyjne, ale również poprzez właściwy wybór systemu do głosowania i przeprowadzenia posiedzenia online.

Nie tylko sama funkcjonalność aplikacji do głosowania ma znaczenie. Ważnym czynnikiem jest również zakres wsparcia i odpowiedzialności za wyniki głosowań oferowane przez dostawcę aplikacji do głosowania.

Te elementy mają wpływ nie tylko na sprawny przebieg posiedzenia, ale również będą stanowić naszą „tarczę” w sytuacji gdyby któryś z niezadowolonych z rozstrzygnięć wspólników zaskarżył podjęte uchwały wykorzystując fakt niewiarygodnego systemu do głosowania.