Zaktualizowano treść artykułu i poprawiono czytelność wymagań aplikacji do głosowania.
Nowe przepisy (z 2020 roku) dopuszczają, aby zgromadzenia wspólników, walne zgromadzenia akcjonariuszy oraz prace zarządów i rad nadzorczych odbywały się bez konieczności fizycznego spotykania się. Ustawodawca dopuszcza aby przeprowadzić posiedzenie zdalne oraz tajne głosowanie przez internet.
Gwarantem głosowania tajnego nie może być notariusz.
Notariusz nie może być gwarantem głosowania tajnego, ponieważ posiadając informacje o sposobie głosowania określonej osoby, nie mógłby ich ujawnić ze względu na obowiązek zachowania tajemnicy, o którym mowa w art. 18 par. 1 Prawa o notariacie. Konieczne jest również spełnienie pozostałych wymogów prawnych związanych z głosowaniami zdalnymi.Jak zatem przeprowadzić głosowanie tajne przy użyciu środkó komunikacji na odległość?
Elektroniczne głosowania mają atrybut tajności wtedy, gdy żadna z głosujących osób nie będzie wiedziała, jak głosowała inna. Zalecane jest skorzystanie z tzw. zaufanej strony trzeciej – odbiorcy głosów. Zwykle konieczna jest odpowiednia aplikacja do głosowania tajnego. Niekiedy stosuje się ręczne kodowanie (szyfrowanie) numerów uchwał i odpowiedzi przez przewodniczącego. W zakodowanej formie przekazuje się głos każdego uczestnika w celu obliczenia końcowego wyniku głosowania, przez odbiorcę głosów. Np. uchwałę o numerze 1 oznacza się jako "#", o numerze "2" np. "&" itp. Natomiast głos za jako np. "r", a przeciw jako "5" (inaczej dla każdego głosowania). Odbiorca głosów nie wie więc, jak głosowali poszczególni uczestnicy, a jego zadaniem jest wyłącznie obliczenie wyników głosowań w zakodowanej formie. Następnie przewodniczący posiedzenia dekoduje je według sobie znanego klucza i ogłasza wyniki.Rozwiązanie z ręcznym kodowaniem ma jednak kilka wad:
Jak podmioty gospodarcze radzą sobie z głosowaniami zdalnymi?
Większość firm po prostu nie organizuje posiedzeń zdalnych, a w szczególności nie wie jak w tym trybie wiarygodnie przegłosować uchwały. Zarządzający menadżerowie firm maja obawy natury technicznej i prawnej. Niestety, generuje to koszty fizycznej obecności głosujących przy ich rozsianiu geograficznym, a niekiedy przeprowadzenie głosowania jest niemożliwe ze względu na ograniczenia pandemiczne.Wiele spółek jako systemu obsługi głosowań używa rozwiązań, które nie spełniają wymogów określonych w ustawach, narażając się równocześnie na ryzyko zaskarżania podjętych uchwał.
Często używa się:
- istniejących rozwiązań do prowadzenia ankiet
- formularzy tworzonych w popularnych narzędziach wideokonferencyjnych
- nie w pełni dostosowanych rozwiązań różnych dostawców, zwykle przekształconych z systemów do głosowań w jednostkach samorządowych
Wybór rozwiązania do obsługi głosowań jest istotny nie tylko ze względu na sprawność i tempo przeprowadzenia posiedzenia. Należy również wziąć pod uwagę ryzyko zaskarżania uchwał do sądu przez niezadowolonych z rozstrzygnięcia wspólników.
Źle dobrana aplikacja do głosowania tajnego i wadliwie przeprowadzone n.p. zdalne walne zgromadzenie wspólników lub dowolne posiedzenie zdalne (zarządu, rady nadzorczej itp) niepotrzebnie daje pretekst do sporów o ważność uchwał.
Głosowanie tajne można już w tej chwili zorganizować przy użyciu usług odpowiedniego dostawcy, który określi jak przeprowadzić zdalne posiedzenie organu spółki w sposób bezpieczny. Procedury organizacyjne związane z weryfikacją głosująych oraz odpowiednio zaprojektowana aplikacja do głosowania tajnego zapewnią bezpieczeństwo i ważność prawną takich głosowań. Zachęcamy aby wybierając system do przeprowadzania zgromadzeń zdalnych lub hybrydowych zwrócić uwagę na aspekty wymienione w powyższej grafice.
Polecamy aplikację privote. Nasz nowoczesny system spełnia wszystkie wymogi nowoczesnego i bezpiecznego narzędzia do organizacji posiedzeń zdalnych dla spółek kapitałowych.
Aplikacja jest intuicyjna i prosta w użyciu i powstała w ramach współpracy z kancelariami prawnymi. Podczas obrad, w czasie rzeczywistym, prezentowane są projekty uchwał i wyniki głosowań na dowolnym urządzeniu (smartfon, tablet, komputer). Klient może umieścić własne logo i dokumenty oraz brać udział w posiedzeniu w każdym miejscu korzystając z sieci internet. Merytoryczne i techniczne wsparcie naszych doświadczonych pracowników gwarantuje bezproblemowy przebieg posiedzenia.
Skoro jest tak dobrze, to dlaczego jest tak źle? Jak głosować zdalnie ?
Często w prasie lub telewizji pojawiają się doniesienia, że jakaś organizacja (np. partia polityczna) lub firma nie może przyjąć jakichś uchwał, bo dotyczą one spraw osobowych i nie jest możliwe tajne głosowanie online. Takie doniesienia wydają się dziwne, ponieważ są już odpowiednie regulacje prawne zezwalające na tego typu głosowania. Dostępne są również rozwiązania techniczne oraz odpowiednie aplikacje pracujące w czasie rzeczywistym i gwarantujące anonimowe głosowanie online. Systemy tego typu dostosowane są do specyficznych potrzeb klienta jakimi są spółki k.s.h. (wymagane typy głosowań) a całość posiedzenia może odbywać się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
W czym więc jest problem?Wydaje się, że problem wynika z niechęci do tego typu głosowań i pewnego oporu mentalnego uczestników posiedzenia oraz braku zaufania, które jest istotne właśnie w wypadku głosowania tajnego w trybie zdalnym.
Łatwiej zrozumieć ten mechanizm gdy przyjrzymy się poniższej infografice.
Jak widać, różnica pomiędzy tradycyjnym głosowaniem tajnym a tajnym głosowaniem online jest ogromna. Są spore dysproporcje w możliwości kontrolowania jego prawidłowego przebiegu.
W wersji tradycyjnej, głosujący widzą wszystkie etapy i mogą się upewnić o prawidłowości całego procesu.
W wersji online używają aplikacji do głosowania tajnego i muszą zaufać, że cały proces przebiegł prawidłowo, wyniki są prawdziwe a uczestnicy nie będą mieli problemów z dostępem do dokumentacji zgromadzenia (odpowiednia obsługa techniczna).
Dzięki wykorzsystaniu współczesnej kryptografii od dawna możliwe jest takie przekazanie informacji aby zapewnić jej tajność. Jednocześnie odpowiednio zarządzając dostępem do systemu można sprawdzić, czy głos został zakwalifikowany do prawidłowej puli.
Problem polega na tym, że nawet doskonałe rozwiązanie uzbrojone w najnowsze algorytmy umożliwiające przeprowadzanie głosowań tajnych rozumie tylko garstka inżynierów, kryptologów i matematyków.
Na nic więc nie zda się kryptologia, sztuczna inteligencja i technologie block chain stosowane w nowoczesnych systemach jeśli nie jest to przekonujące dla przeciętnego odbiorcy. Jeśłi nie będzie on w stanie samodzielnie kontrolować prawidłowość oddania głosu, tak jak to jest w wypadku posiedzeń tradycyjnych.
Ta ułomność technologii online powoduje opór mentalny i brak zaufania głosujących do systemów umożliwiających głosowanie zdalne.
Wielu menadżerów firm po prostu nie wie jak przeprowadzić tajne głosowanie online w bezpieczny i wiarygodny sposób. Aplikacje umożliwiające głosowanie tajne na odległość, to nowość na rynku narzędzi dla spółek prawa handlowego i brakuje wiarygodnych ocen i opinii.
Czy możliwe jest rozwiązanie problemu weryfikacji oddanego głosu w wypadku tajnego głosowania on line?
Wydaje się ono prawdziwe w wypadku wyborów powszechnych. Tutaj skala przedsięwzięcia jest olbrzymia a ryzyko potencjalnych nadużyć znaczące. Nawet zabezpieczenie głosów kodem sms możliwe jest do dosyć łatwego obejścia.
Jeśli rozwiążmy już wszystkie problemy techniczne i zapewnimy tajność i weryfikowalność, to na samym końcu pozostaną zwykłe ludzkie działania polegające na przykład na tym, że dostęp do oddania głosu przekazuje się osobie nieuprawnionej.
Media niedawno donosiły o takich przypadkach w Sejmie i Senacie.
Zwróćmy uwagę, że tradycyjna forma wyborów obwarowana jest wieloma zabezpieczeniami takimi jak nagrywanie głosowań, komisja wyborcza, mężowie zaufania, zewnętrzni niezależni obserwatorzy itp. Nawet transmisja poprzez internet gotowych protokołów z głosowań stwarza ryzyko manipulacji. Jednak w wypadku posiedzeń i głosowań zdalnych w podmiotach prawa handlowego, organizacjach społecznych, politycznych czy samorządowych rozwiązanie problemu weryfikacji tajnego głosu oddanego przy użyciu środków komunikacji elektronicznej jest możliwe.
Takim rozwiązaniem jest SVID (ang. Smart Vote ID), autorska technologia privote ( w trakcie procedury ochrony patentowej).
Umożliwia ona prostą, zrozumiałą dla przeciętnego użytkownika i wiarygodną weryfikację tajnego głosu online bez naruszania tajności samego głosowania.
Dodatkowym elementem umożliwiającym zniwelowanie braku zaufania głosujących do systemów głosowań online jest zasadnicza różnica w definicji prawnej tajności tych głosowań.
W wypadku spółek prawa handlowego głosowanie tajne oznacza tajność wyłącznie dla uczestników głosowania . Inaczej mówiąc dopuszczalne jest zarządzanie głosowaniem przez podmiot zewnętrzny czyli tzw. zaufaną stronę trzecią lub odbiorcę głosowania.
Taką funkcję spełnia właśnie privote.net sp. z o.o.
Wiele podmiotów i organizacji lekceważy ten wymóg zlecając przygotowanie głosowań online swoim działom informatycznym z wykorzystaniem darmowych lub nie przystosowanych do tego narzędzi.
Systemy te zwykle nie są w żaden formalny sposób testowane i weryfikowane a fakt ich przygotowania przez pracownika firmy narusza zasadę niezależnego odbiorcy głosów.
Przy decyzji o posiedzeniu i głosowaniu online warto też wziąć pod uwagę inne aspekty. Jednym z istotniejszych jest możliwość znaczących oszczędności związanych z koszami przygotowania tradycyjnego posiedzenia (koszty podróży, pobytu, rozliczenia delegacji itp.)
